Bruk denne sjekklisten for å gi Watchdog nok informasjon til å gjennomføre en nyttig fakturakontroll.
1. Hent inn fakturaer
Velg metoden som passer arbeidsflyten deres:
- Koble til et økonomisystem for gjentatt synkronisering.
- Last opp PDF-fakturaer eller støttede XML-fakturaer i Watchdog.
- Bruk det offentlige API-et for en integrasjon mellom systemer.
Se Hent inn fakturaer eller koble til et økonomisystem.
2. Legg til kommersielle vilkår
Opprett et avtaleutkast for leverandøren, og legg til dokumentene og prisene som beskriver samarbeidet. Fullfør sjekklisten for oppsett, og aktiver deretter avtalen for å starte kontroll av nye matchende fakturaer. Dere kan også kjøre stikkprøver mot eksisterende fakturaer.
Se Avtaler og priser.
3. Bekreft koblingen mellom faktura og avtale
Watchdog foreslår relevante avtaler for hver faktura. Bekreft riktig kobling når det kreves en beslutning. En bekreftet kobling forteller Watchdog hvilke vilkår som skal kontrolleres.
4. Gjennomgå avvik
Åpne Avvik, velg en avtale og deretter et tema for å gjennomgå avvikene. Les forklaringen, sammenlign med dokumentasjonen fra faktura og avtale, og vurder om avviket er gyldig.
Se Gjennomgå avvik.
5. Følg opp
Avvis avvik som ikke krever oppfølging. Legg gyldige avvik i et krav når dere er klare til å kontakte leverandøren.
Start med én leverandør og et lite utvalg nyere fakturaer. Kontroller at avtalen og prisdataene gir de forventede kontrollene før dere utvider omfanget.
