Avtaler forteller Watchdog hva leverandøren har forpliktet seg til. Dokumentene og prislistene er grunnlaget når fakturaer kontrolleres.
Opprett en avtale
Åpne Avtaler og opprett en avtale for riktig leverandør. Gi avtalen et tydelig navn som teamet kjenner igjen, og legg til dokumentene som beskriver det kommersielle samarbeidet.
Avtaler opprettes som Utkast. Watchdog kobler et utkast til fakturaer når dere aktiverer det, og kjører ikke kontroller før avtalen er aktiv. Før dere aktiverer en avtale, må den ha leverandør, tittel og et brukbart kontrollgrunnlag. Vent deretter til opplastede filer er ferdigbehandlet. Sjekklisten på Oversikt viser hva som fortsatt mangler.
Nyttige dokumenter kan være:
- Signerte kontrakter og endringsavtaler.
- Prislister og satskort.
- Oversikter over rabatter, bonuser, indeksregulering og betalingsvilkår.
- Leverandørkorrespondanse som endrer et avtalt vilkår.
Når dere importerer en egnet kontrakt til et tomt avtaleutkast, kan Watchdog automatisk hente ut og lagre tittel, datoer, fornyelsesvilkår og leverandør. Hvis dere starter Fyll ut egenskaper manuelt, må dere kontrollere forslagene og velge Lagre eller Forkast.
Når oppsettet er komplett, velger dere Aktiv og deretter Aktiver. Hvis det finnes fakturaer for avtalens leverandører, slår dere på Sjekk stikkprøver før aktivering for å velge matchende fakturaer som skal kontrolleres.
Klassifiser avtalefiler
Marker hver fil etter formålet. Kontraktsfiler gir vilkår og kontekst, mens prislistefiler gir strukturerte priser. Ignorer filer som ikke skal påvirke fakturakontrollene.
Kontroller importerte priser
Når en prisliste importeres, må dere kontrollere de uttrukne radene, enhetene, valutaene og gyldighetsdatoene før de lagres. Rett opp koblingsfeil under importen, slik at senere fakturakontroller bruker pålitelige data.
Kontroller avtalen med stikkprøver
Med stikkprøver kan dere teste en aktiv avtale mot et utvalg eksisterende matchede fakturaer. Dere kan starte dem når avtalen aktiveres, eller senere fra avtalens Avvik-meny. Kontroller de valgte fakturaene og velg Sjekk [antall] fakturaer. Når behandlingen er ferdig, gjennomgår dere eventuelle avvik.
Koble avtaler til fakturaer
Watchdog kan foreslå en avtale basert på leverandør- og fakturakontekst. Bekreft riktig kobling når dere blir bedt om det. Bare relevante avtaler skal inngå i avvikskontrollen.
På Oversikt kan dere velge mottakere for å begrense avtalen til fakturaer for en av disse mottakerne. Hvis ingen mottakere er valgt, gjelder avtalen for alle mottakere. Dere kan også bruke fakturafiltre for å avgrense omfanget.
Hvis fakturafiltrene ikke kan beskrive omfanget, aktiverer dere Smart matching og beskriver hvilke fakturaer som tilhører avtalen. Watchdog bruker først leverandør-, mottaker-, dato- og fakturafiltrene, og vurderer deretter de gjenværende kandidatene mot beskrivelsen.
Sørg for at erstattede vilkår og gyldighetsdatoene deres er riktige. Hvis historikken fjernes, kan en eldre faktura se ut til å ha blitt kontrollert mot dagens pris.
